Data Protection

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1. Datenschutz

1.1. Die nachfolgende Datenschutzerklärung erklärt, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen. Wir sind um eine verständliche Ausdrucksweise bemüht und beantworten gerne Ihre Fragen zur Sicherheit und zum Schutz von Daten.

1.2. Diese Datenschutzerklärung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten von Besuchern unserer Websites, Interessenten, Kunden, sowie registrierten Nutzern oder unregistrierten Benutzern („Fahrer“).

1.3. Wir bieten unseren meist gewerblichen Kunden („Auftraggebern“) Geräte und Software zur GPS Ortung (z.B. elektronische Fahrtenbücher), zur Aufzeichnung von Betriebsdaten (z.B. Sensoren) und zur Mitarbeiter Disposition (z.B. Smartphone Apps).

1.4. Betroffene der Datenverarbeitung haben gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung besondere Rechte: Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung („Recht auf Vergessen werden“), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruchsrecht. Wir weisen darauf hin, dass wir in unserer Funktion als Auftragsverarbeiter, Anfragen von Betroffenen („Fahrer“) unserer (meist gewerblichen) Kunden nur bearbeiten, wenn dies von unserem Kunden schriftlich freigegeben worden ist, da unser Kunde als Verantwortlicher die Prüfung der Authentizität vornehmen muss. Antworten werden wir auch nur an den Kunden zustellen, der für die Weiterverarbeitung verantwortlich ist.

1.5. Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten, bei Auskünften oder für Berichtigungen, Sperrungen oder Löschungen von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wendet sich der Betroffene per Mail an uns als verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes: Software-Management GmbH, Linzer Straße 61/5, 4840 Vöcklabruck, info@gps.at).

1.6. Für weitere Informationen zu Ihren Rechten und zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich mit ausreichender Legitimation an unseren externen Datenschutzbeauftragen unter dsb@gps.at : ODIS KG, vertreten durch Christoph Pötscher, Niederzirking 63, 4312 Ried/Riedmark, Firmenbuch-Nr.: FN 452662f, Firmenbuchgericht: LG Linz

1.7. Als Betroffener haben Sie darüber hinaus ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (dsb@dsb.gv.at).

2. Datenschutzrechtliche Verwantwortung unserer Kunden für registrierte und unregistrierte Benutzer

2.1. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für registrierte Benutzer („Personen mit Zugriff auf die Software, Software-Verwender beim Kunden“) und unregistrierte Benutzer („Fahrer des Kunden, Personen, die mit GPS georteteten Fahrzeugen und Objekten unterwegs sind“) ist jeweils unser Kunde, der zumeist Inhaber des Fahrzeugs oder des Fuhrparks ist. Wir sind insoweit Auftragsverarbeiter für unsere Kunden („Auftraggeber“).

2.2. Unser Kunde ist verantwortlich dafür (z.B. in einer gesonderten Datenschutzerklärung), alle betroffenen registrierten Benutzer und unregistrierten Fahrer zu informieren, dass personenbezogene Daten von unseren Geräten gesammelt werden und unser Kunde Zugriff auf entsprechende Berichte (elektronisches Fahrtenbuch, GPS-Ortung) haben.

2.3. Wir empfehlen unseren Kunden die Verwendung eines Privatmodus (mittels Privatschalter oder Privatfunktion in der Smartphone App) und die Eingabe möglichst weniger benutzerbezogenen Daten („Privatmodus im Standard“).

2.4. Unser Kunde entscheidet abhängig vom verwendeten Gerät, welche Daten kontinuierlich gesammelt werden: Fahrzeugstandort, Geschwindigkeit, Status der Zündung, Privatfahrt JA/NEIN sowie Fahrererkennung, Beschleunigung sowie motorbezogene Daten, wie Kraftstoffverbrauch, Motordrehzahl und Kilometerstand. Welche Informationen im Einzelnen gesammelt werden, richtet sich nach dem im Fahrzeug installierten Gerät.

2.5. Unser Kunde entscheidet, für welche Zwecke diese Informationen später genutzt werden dürfen, wer Zugriff hat und wie lange die Informationen aufbewahrt werden (z.B. Aufbewahrungspflichten im Winterdienst oder bei elektronischen Fahrtenbüchern). Weitere Auskünfte erteilt in der Regel der Fuhrparkleiter oder Verantwortliche des Kunden.

2.6. Etwaige Ansprüche von registrierten oder unregistrierten Benutzern („Fahrern“) sind daher stets an unseren Kunden zu richten. Dies gilt insbesondere für die datenschutzrechtlichen Ansprüche auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung.

3. Datenschutz für Besucher unserer Webseiten, Verwendung von Tracking Cookies, Speichern von IP-Adressen

3.1. Unsere Websites benutzen Cookies für Webtraffic-Analyses, Website-Tracking oder IP Reverse Tracing sowie den Facebook-Pixel (Zuordnung zu Facebook-Usern). Die erzeugten Informationen über die Benutzung unserer Webseiten werden in der Regel an externe Server z.B. von Google oder Facebook in den USA oder nach UK übertragen und dort gespeichert.

3.2. Die Besucher unserer Webseiten können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern.

3.3. Erfasst werden von uns bzw. unseren SEO Spezialisten Informationen über Aktivitäten auf den Webseiten (z.B. Surfverhalten, geklickte Links). Diese Informationen werden verwendet, um die Nutzung zu verbessern oder um interessante Angebote, Aktionen oder Werbung zeigen oder mitteilen zu können.

3.4. Von uns zur Werbung eingesetzten Partner können z.B. bei einem Besuch unserer Webseiten Cookies setzen. Die Besucher unserer Website können durch Einstellungen im Internetbrowser jederzeit selbst entscheiden, Cookies im Browser zu löschen, zu blockieren oder zumindest davor gewarnt zu werden, bevor ein Cookie gespeichert wird.

4. Datenverwendung bei Kunden und registrierten Nutzern sowie Informationssicherheit

4.1. Die Nutzung unserer Software ist nur für namentlich bekannte zumeist gewerbliche Kunden möglich.

4.2. Zur Freischaltung der Software erheben wir Vor- und Nachname des Ansprechpartners des Unternehmens, Geschlecht des Ansprechpartners, E-Mail und Telefonnummer sowie weitergehende Daten des Unternehmens (z.B. Firmenname, Website, Adresse, Umsatzsteuer-ID). Diese Daten werden zur Abwicklungen unserer Serviceleistungen benötigt.

4.3. Informationen über Bankverbindungen werden bei Lastschrift erhoben und an unsere Zahlungsdienstleister zur Abwicklung weitergegeben. Kreditkartendaten werden, mit Ausnahme der letzten vier Ziffern der Kartennummer, ausschließlich vom Zahlungsdienstleister verarbeitet. Es wird auf die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters verwiesen.

4.4. Wir verschlüsseln unsere Websites mittels SSL und sichern unsere Systeme durch technische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab.

4.5. Der registrierte Nutzer erhält nach der Freischaltung den Zugangslink und ein Einmal-Passwort per E-Mail und wird beim ersten Anmelden und danach regelmäßig zur Änderung seines Passwortes aufgefordert.

4.6. Der Software-Zugang erfordert eine Passworteingabe. Alle Passwörter werden verschlüsselt gespeichert. Der registrierte Nutzer hat seine Passwörter vor dem Zugriff durch Dritte geschützt aufzubewahren.

4.7. Vom Kunden verwendete Passwörter sind für uns nicht ersichtlich. Wir werden Passwörter nicht an Dritte weitergeben und unsere Kunden zu keinem Zeitpunkt nach dem Passwort fragen.

4.8. Sofern es zu wiederholten Passworteingaben kommt, behalten wir uns das Recht vor, den Zugang für eine angemessene Zeit einzuschränken.

4.9. Sofern Nutzer mit denselben Zugangsdaten aus unüblichen Netzwerken und geographischen Zonen zugreifen, behalten wir uns das Recht vor, den Nutzer via Email über die Verwendung der Zugangsdaten von einem neuen Standort zu informieren.

4.10. Wir speichern bei registrierten Nutzern die IP-Adresse des Nutzers beim Anmeldevorgang und die Aktivitäten während der Verwendung der Software in Logfiles auf unseren Servern. Die IP-Adressen werden zur Absicherung gegen Missbrauch verwendet.

4.11. Zur Datensicherung verwenden wir auf unseren Servern automatische regelmäßige Backups. Ältere Backups werden automatisch überschrieben, somit werden alle gespeicherten Daten in der Software nach Ende der Speicherdauer gelöscht.

4.12. Für Server, die im Eigentum des Kunden sind, ist der Kunde für Datensicherung und Backups verantwortlich.

5. Speicherdauer und Löschung von Daten, Passwörtern

5.1. Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten unserer Kunden wird aufgrund der damit verbundenen Vertragsdaten zugrundeliegenden gesetzlichen Mindestaufbewahrungsdauern festgelegt; nach deren Ablauf werden Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.

5.2. Die nachfolgenden Speicherdauern gelten nur für unsere Server, für Software, die beim Kunden installiert wird, können andere Speichereinstellungen gelten.

5.3. Auf unseren Servern werden alle GPS Rohdaten mit Bewegungsdaten und Geschwindigkeiten mindestens 100 Tage gespeichert und danach rollierend automatisch und gelöscht.

5.4. Auf unseren Servern werden die wichtigsten Berichtsdaten („Fahrtenbücher, Einsatzzeiten, uvm.“) mindestens 24 Monate und bis zu 1000 Tage gespeichert und danach rollierend automatisch und gelöscht.

5.5. Auf Bestellung werden auf unseren Servern für einzelne Kunden alle Daten länger in der Software und in einem Datenarchiv in der Regel für 36 Monate zum Download bereitgestellt. Auch bei Löschung eines Fahrzeugs bleiben die Daten im Datenarchiv erhalten. Danach werden die Daten automatisch gelöscht.

5.6. Ihre Passwörter sind verschlüsselt in unseren Datenbanken, wir können Ihnen deshalb keine Auskunft über Ihr Passwort geben, können Ihnen nur einen Neu-Initialisierungslink senden.

6. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

6.1. Unsere Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, keine personenbezogenen Daten oder Passwörter telefonisch oder per Mail weiterzugeben oder zu speichern und das Betriebsgeheimnis zu wahren.

6.2. Unsere Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, kundenspezifische Daten mit unseren Kunden nur mit uns bekannten und vom Kunden genannten Ansprechpartnern auszutauschen. Der Informationsaustausch erfolgt zu meist über unser Supportsystem an dort hinterlegte Email-Adressen unserer Kunden.

6.3. Unsere Mitarbeiter werden bei Neu-Eintritt und jährlich zum Umgang mit dem Datenschutz geschult.

6.4. Personenbezogene Daten unserer Kunden werden lediglich in dem Umfang an Dritte (z.B. Buchhalter/Steuerberater, Kurierdienste oder Zustellung von elektronischer Post) weitergeben, wie es zur Auftragserfüllung erforderlich ist.

6.5. Eine darüber hinausgehende Weitergabe der personenbezogenen Daten unserer Kunden kommt nur in Betracht, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder es zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis (Forderungsmanagement) erforderlich ist.

6.6. Wir sind befugt Sub-Unternehmer auch ohne vorheriger Freigabe durch den Kunden zur Verarbeitung hinzuzuziehen, sofern mit dem Sub-Unternehmer ebenfalls eine Vereinbarung betreffend Einhaltung der Datenschutzbestimmungen besteht.

6.7. Wir garantieren, dass bei der anonymisierten Weitergabe von Bewegungsdaten zur Verkehrsflussanalyse und Erstellung von Statistiken an Dritte keine Rückschlüsse auf Kunden, registrierte Benutzer oder unregistrierte Fahrer möglich sind. Der Kunde oder registrierte Benutzer kann der Weitergabe auch von anonymisierten Bewegungsdaten widersprechen. Wenden Sie sich dazu an unseren technischen Support.

6.8. Die in der Software erzeugten Daten unserer Kunden aus Europa werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

7. Widerruf der Einwilligung gegenüber Werbung (z.B. Newsletter), der Markt- oder Meinungsforschung

7.1. Die im Zuge von Werbeaktionen von Interessenten erhaltene Daten (z.B. durch Testformulare, Anfrage-Formulare, Web-Formulare) werden meist mit Name des Unternehmers, Ansprechpartner, Telefonnummer, Email-Adresse und Adresse (bei Web-Formulare auch die IP-Adresse) in unserer Interessenten-Datenbank gespeichert werden und durch Newsletter-Tools von dritten Anbietern wie Mail-Chimph, die sich selbst strengen Datenschutzrichtlinien verpflichtet haben, verwaltet und versendet.

7.2. Die Daten von Interessenten können im Zuge der Interessenten-Beratung an Unternehmen und Geschäftspartner, die mit uns eine Datenschutzvereinbarung haben, weitergegeben werden.

7.3. Newsletter-Empfänger haben bei jeder Newsletter Email das Recht, sich vom Empfang weiterer Newsletter Emails abzumelden. Die Abmeldung erfolgt mittels Abmelde-Link in den Email Newslettern oder durch Email an info@gps.at mit dem Betreff „Abmelden“

7.4. Interessenten haben das Recht, der Verwendung ihrer Daten für Zwecke weiterer Werbung z.B. durch telefonische Kontaktaufnahme, Meinungsforschung oder Post jederzeit widersprechen, am einfachsten durch eine Email an info@gps.at mit dem Betreff „Abmelden“.

7.5. Unabhängig von einem Widerruf zum Erhalt von Werbung behalten wir uns das Recht vor, system-relevante Informationen über Updates und Informationen im Zuge der Auftragserfüllung per E-Mail und/oder telefonisch an unsere Kunden zu kommunizieren.

8. Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung

8.1. Der Kunde kann als registrierter Nutzer die Daten und Einstellungen seiner registrierten und unregistrierten Nutzer in der Software einsehen, bearbeiten, richtig stellen oder löschen.

8.2. Aufgrund komplexer Abhängigkeiten (GPS, KFZ, GSM, etc.) kann es bei der automatischen Verarbeitung zu fehlerhaften Daten oder Aufzeichnungslücken kommen. Die Berichtigung von fehlerhaften automatischen Aufzeichnungen (z.B. falsche Adressen) ist nicht vorgesehen und nicht unentgeltlich möglich.

8.3. Wenn sich ein unregistrierter Nutzer (z.B. Fahrer) an uns wendet, sind wir nicht zur Auskunft, Bearbeitung oder Löschung seiner Daten ermächtigt. Unregistrierte Nutzer wenden sich dazu an die Ansprechpartner des Kunden, der unsere Software einsetzt.

8.4. In unserer Unternehmensdatenbank gespeicherte Ansprechpartner von potenziellen Interessenten, bestehenden Kunden oder ehemaligen Kunden haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über den Umfang der gespeicherten Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten sofern die Daten nicht zur Erfüllung eines maßgeblichen Unternehmenszwecks (z.B. Vertragserfüllung, offene Forderungen/Verbindlichkeiten) notwendig sind.

8.5. Bei einer Kündigung (Gesamtkündigung oder Kündigung einzelner Dienste) sind wir verpflichtet, nach Ablauf einzelvertraglich festgelegter Kündigungsfristen die Daten einzelner Dienste („z.B. Fahrtenbücher eines Fahrzeugs) oder alle Daten eines Kunden (alle Fahrzeuge und Fahrer) sofort nach dem Kündigungstermin unwiderruflich zu löschen. Der Kunde ist für den Export aller für seine Zwecke erforderlichen Daten vor dem Kündigungstermin verantwortlich. Die Daten können nach der Löschung nicht mehr wieder hergestellt werden.

8.6. Sofern ein Kunde vor dem Kündigungstermin Auskunft und Erhalt aller in unseren Systemen gespeicherten Daten wünscht, können wir für einen Kostenbeitrag von 250 Euro zzgl. Transportkosten und MwSt. alle exportierbaren Berichtsdaten auf einem abgesicherten Speichermedium bereitstellen.

9.   SONSTIGES

9.1. Die Aussagen über die GPS Fleet Software sind nur gültig, wenn die Version ab Nov. 2017 verwendet wird. Diese ist aber November 2017 erhältlich. Kunden mit eigenem Server sind verantwortlich, diese einzuführen, wenn sie sich an die Datenschutzverordnung halten wollen!

Stand: Juni 2020